Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen e-Fatura/ e-Arşive geçme zorunluluğu kapsamında olmasanız bile gönüllü olarak e-Fatura’ya ve e-Arşive geçebilirsiniz.

Vergi Usul Kanunu 509 hükümlerince, e-Arşiv fatura uygulamasından yararlanmak isteyen firmaların öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekmektedir.

Zorunluluk kapsamında olup e-Fatura uygulamasına belirtilen tarihte geçmeyen mükellefler için Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri uygulanır.

Mükellefler e-Arşiv Uygulaması'nı, kendi bilgi işlem sistemi veya Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin almış Özel Entegratör Bilgi İşlem Sistemi üzerinden kullanabilirler.

e-Fatura’ya geçiş için 3 farklı yöntem bulunmaktadır. Kapsamda olan firmaların e-Fatura’ya geçiş için kendilerine en uygun yöntemi belirleyerek başvurularını bu yönteme göre yapmaları gerekmektedir:

1. Doğrudan Entegrasyon: İşletmeler kendi bilgi işlem altyapılarını, yazılım sistemi ile Gelir İdaresi Daire Başkanlığı’nın (GİB) teknik kılavuzlarla belirtiği altyapı ve kalite sertifikasyonları çerçevesinde hazırlayabilirler. GİB’e entegre çalışan kendi altyapıları ile fatura oluşturma ve raporlama süreçlerini yürütebilirler. Firmalar bu yöntemde süreci tamamen kendileri yönetmekte olup gerekli olan mali mühür/zaman damgasını da kendileri sağlamak durumundadırlar.

2. GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığının servis ettiği GİB Portali üzerinden faturaların girişi yapılarak uygulama kullanılabilir. Portal ’de her fatura kesiminde tek tek bilgilerin doldurulması gerekir. "Yükleme Araçları" menüsü ile portale yüklenilen faturalar için aylık 500 adet e-Fatura yükleme limiti bulunur.

3. Özel Entegratörlük: Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan özel entegratörlük izni alan Token firması üzerinden e-Fatura uygulamasına hızlıca geçiş yaparak kolayca kullanmaya başlanabilir. Altyapı, yazılım sistemi dahil olmak üzere gerekli tüm sistem ve sürecin GİB tarafından onaylanmış olan Token tarafından sağlanan uygulamalar aracılığıyla fatura hazırlama, alıcı tarafa gönderme ve raporlama gerçekleştirilir. Bilgilerin otomatik olarak doldurulması mümkündür bu sayede hatalı fatura kesme riski düşüktür.

VUK 509 E-Belge kapsamında Özel Entegratör yöntemini kullanacak olan e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin:
• e-Fatura uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir kullanıcı hesabı oluşturması
• Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden Mali Mühür başvurusu yapması
• Mali Mühür geldikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ya da fiziki posta yoluyla başvuru yapması ve başvuru yöntemi olarak Özel Entegrasyon’u seçmesi gerekmektedir.
•Özel Entegratörlük için sözleşme ve imzalama işlemi yapılması ardından, Özel Entegratör, kendi mali mührü ve seri imza ile işlem yapılmak istenen Entegratör müşterisinin mali mührü ile kullanıcı açma zarfını GİB’e iletilerek kullanıcıyı ekleyip hesabını aktif hale getirilecektir.

VUK 507 kapsamında Özel entegratör yöntemini kullanacak olan mükelleflerin:
• İVD üzerinden işletici kuruluşunu seçtiğini beyan etmesi
• Seçmiş olduğu Özel Entegratörün, müşterinin adına, kendi mali mühürü ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na “Kullanıcı Açma Zarfı” iletilerek kullanıcı hesabı oluşturulmuş olur.

Özel entegratör ile sözleşme imzalayan mükellefler, istemeleri halinde e-faturalarının kendi Mali Mühür /Nitelikli Elektronik Sertifikası veya Özel entegratörün mali mührü ile onaylanarak alıcıya iletilmesini talep edebilirler.

Evet, her sistemde kendi VKN/TCKN’leri için birbirinden farklı gönderici birim- posta kutusu etiketleri ve fatura serileri kullanmak suretiyle mükellefler aynı anda birden fazla özel entegratörle çalışabilirler.

e-Fatura uygulaması aynı anda sadece bir yöntemle kullanılabilmektedir.

Evet. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), Özel Entegratör aracılığıyla işletmenize ait mali mühür imzalı İptal dosyası alması halinde, otomatik olarak GİB portal hesabınızı açıp, Özel Entegratör hesabınızı kapatmaktadır.

Gelir İdaresi Başkanlığı’na verecekleri dilekçeyle entegrasyon hesaplarını kapatarak, Token aracılığı ile mali mühürlerini kullanarak başvuru yapmaları yeterli olacaktır.

7/10/2023 tarihli Resmî Gazete ’de yayımlanan GİB Tebliği ile zorunlu hale getirdi. VUK Genel Tebliği (Sıra No: 509)’nde yapılan değişiklik ile, faaliyette olanlar 2/1/2024 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda kalacak, tebliğ tarihinden sonra faaliyetlerine başlayanlar ise faaliyete başladıkları tarih itibariyle başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Fatura uygulamasına geçiş yapmak zorunda olacaklardır.

• e-Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği format ve standartlara uygun olarak, Fatura üzerinde mükellefin veya Özel Entegratör’ünün mali mühür’ü/imza’sı olacak şekilde oluşturulmalıdır.
• e-Fatura, sadece e-Fatura bünyesinde tanımlı olan kullanıcılar adına düzenlenmelidir.
• e-Faturalar, mükellefin tanımlı olduğu e-Fatura Uygulaması aracılığıyla gönderilmelidir.