E-fatura Reddetme Nedir, Nasıl Yapılır?

Kullanımı her geçen gün biraz daha yaygınlaşan e-fatura, işletmelerin birçok işinin kolaylaşmasını sağlıyor. Birçok mükellef için zorunlu olmakla birlikte gönüllü olarak e-fatura sistemine geçen mükellef sayısı da oldukça yüksek. Ancak dijitalleşmeyi gerektiren e-fatura için bazı konularda soru işareti oluşması da mümkün. Bu konuların başında ise fatura itirazları ve iptalleri geliyor. İtiraz ve iptallerin dikkatli yapılması, mevzuatlara uyum noktasında büyük önem taşıyor.

Peki, ticari ve temel e-fatura nasıl iptal edilir, e-fatura reddetme sürecinde nelere dikkat edilmelidir?

E-fatura Reddetme Nedir?

E-fatura reddetme; bir mükellefin, kendisine gelen e-faturayı haklı bir gerekçe ile dijital ortamda reddetmesi işlemidir. Genellikle hatalı kesilen veya yanlış gönderilen faturalar için reddetme işlemi uygulanır. Faturanın alıcı tarafındaki mükellefe ret yanıtı verme hakkının tanınması, taraflar arasındaki uyuşmazlığı önler. Fakat e-fatura reddinde geçerli sebeplerin olması ve işlemin yasal süreler içinde yapılması da önemlidir. Ayrıca temel e-fatura ile ticari e-fatura retlerinde süreçler farklı işler.

E-fatura İtirazı ile Reddetme Aynı mı?

E-fatura itirazı ile e-fatura reddi genelde aynı işlemi tanımlamak için kullanılır. Bir mükellefin kendisine gelen faturaya itirazı varsa reddetme işlemi ile bu itirazını karşı tarafa ve Gelir İdaresi Başkanlığına iletmiş olur. Buna ek olarak e-fatura itirazı kavramı, reddedilemeyen veya yasal ret süresi dolmuş faturaların iptali için yapılan hukuki işlemleri de ifade eder.

E-fatura Reddetme Süreci Nasıl İşler?

E-fatura reddetme süreci; mükelleflerin kendi ekosistemlerindeki e-fatura yazılımları, özel entegratörler veya Gelir İdaresi Başkanlığı portallarından yürütülebilir. Özel yazılımlar ve entegratörler için reddetme süreçleri, hizmet sağlayıcıya bağlı olarak farklı işleyebilir. Fakat tüm sistemler GİB portallarını temel alır.

Yani bir faturaya itiraz etmek, faturayı reddetmek veya iptal etmek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hizmete açılan E-fatura İptal/İtiraz Portalı’nı kullanabilirsiniz. Buna ek olarak GİB E-fatura İptal/İtiraz Portalı ile sadece temel fatura ve yolcu beraber türündeki faturalar için iptal/itiraz yapabileceğinizi de unutmamalısınız. Ticari e-fatura reddi için ise özel entegratör kullanıyor olmanız gerekir.

Şimdi, GİB E-fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden e-fatura reddetme sürecinin nasıl ilerlediğine bakalım.

E-fatura İptal/İtiraz Portalına Giriş

E-fatura reddetmek için ilk yapmanız gereken, imzalama aracını bilgisayarınıza takmaktır. Bu akıllı kart olmadan süreci başlatamazsınız. İmzalama aracı takılıysa doğrudan E-fatura İptal/İtiraz Portalı sayfasına gidin. Ardından sistemin imzalama aracını doğrulamasını bekleyin ve sisteme giriş yapın.

İşlem Adımları ve Gerekli Bilgiler

Giriş yaptıktan sonra fatura itiraz/iptal talebi ekranına itiraz etmek istediğiniz faturanın bilgilerini girin. Bu süreçte fatura numarası, fatura tutarı, tarih, alıcı ve satıcı bilgisi gibi detaylar sizden talep edilebilir. Formdaki tüm bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurduğunuzdan emin olup “Talep Oluştur” butonuna tıklayın.

Mali Mühür/E-imza ile Onay Süreci

Talep oluşturmak istediğinizde sizden talebi imzalamanız istenir. Bu aşamada da mali mührünüz veya e-imzanız devreye girer. Bilgisayara takılı imzalama aracınız yine otomatik olarak tespit edilir ve onayınız sonrasında talebiniz oluşturulur. Bu talep, faturayı düzenleyen karşı tarafın onayına sunulur. Karşı taraf onay verdikten sonra itirazınız olumlu olur ve fatura iptal edilir.

Temel E-fatura Reddetme Nasıl Yapılır?

Temel e-fatura aslında reddedilen değil, iptal veya iade edilen bir fatura türüdür. Adınıza kesilen temel e-faturaların iptali için GİB E-fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden talep oluşturabilirsiniz. Reddedilmesi gereken temel e-faturayı siz kestiyseniz bu durumda da bir iade faturası düzenleyerek hatayı düzeltebilirsiniz.

Ticari E-fatura Reddetme Nasıl Yapılır?

Ticari e-fatura reddetme işlemi, özel entegratörler ve sisteme entegre şirket içi e-fatura yazılımları ile mümkündür. Bu sistemlerden birini kullanıyorsanız gelen e-faturalar bölümünden süreci yönetebilirsiniz. İlgili faturayı seçtikten sonra yanıt verme kısmından “Ret” seçeneğini işaretleyip faturayı yanıtlayabilirsiniz. Böylece ticari e-faturayı reddetmiş olursunuz.

E-fatura Reddi Hangi Durumlarda Yapılır?

E-fatura reddi için geçerli bir durumun oluşması gereklidir. Bu durumların başında hatalı faturalar ve fatura içeriğindeki uyuşmazlıklar gelir. E-fatura reddi yapabileceğiniz durumların detaylarına birlikte göz atalım.

Hatalı Fatura Düzenlenmesi

Hatalı e-fatura düzenlemesi; iptal, itiraz ve ret yanıtlarının başlıca sebebidir. Dijital ortamdaki otomatikleştirilmiş süreçler hataları minimuma indirir, fakat bazı sistemler yeterince verimli çalışmayabilir. Bununla birlikte bazı bilgiler manuel girildiği için hata riski de taşır. Alıcının unvanı, iletişim bilgileri, ürünle ilgili detaylar ve benzeri konularda yapılan hatalar doğrultusunda e-faturayı reddedebilirsiniz.

Buna ek olarak size ait bir alışverişle ilgili olmayan faturalara da ret yanıtı verebilir ve itiraz oluşturabilirsiniz. Yanlışlıkla size kesilmiş bir faturanın iptalini sağlamanız, vergi ve yasal süreçler için de önemlidir.

Fatura Tutarı ve İçeriğine İtiraz

Bazen taraflar arasında tutar ve ürün içeriği gibi konularda anlaşmazlıklar veya yanlış anlaşılmalar olabilir. Bu gibi durumların düzeltilebilmesi için de itiraz ve ret süreçlerine başvurulur. Adınıza kesilen bir e-faturadaki tutar ile önceden anlaştığınız tutar arasında fark varsa bu faturayı reddedebilirsiniz. Sipariş ettiğinizden daha az veya daha fazla ürün için kesilen faturalara da itiraz hakkınız bulunur.

Süreç, hizmet alımlarında da aynı şekilde ilerler. Size verilmeyen hizmetlerin faturaya eklenmiş olması veya eksik hizmet almanıza rağmen tam hizmete göre fatura kesilmesi durumunda da faturayı reddedebilirsiniz. Ret yanıtı verdiğiniz faturalar için karşı tarafın onayının gerekebileceğini de unutmamalısınız.

E-fatura Reddi Kimin Tarafından Yapılabilir?

E-fatura reddi veya iptali, faturanın türüne göre hem satıcı hem de alıcı tarafından yapılabilir. Temel faturalar, alıcı onayı gerekmeksizin satıcı tarafından iptal edilebilir. Ticari faturalar ise satıcı tarafından iptal edilebilir veya alıcı tarafından reddedilebilir. Her iki durumda da karşı tarafın onayı gerekir. Dolayısıyla e-fatura reddini kimin yapacağı, faturanın türü ile ilgilidir.

Alıcı ve satıcı dışında faturanın iptali mahkemeler tarafından da yapılabilir. Bu aşamaya, fatura reddinin yasal süresinin dolması durumunda geçilir. Peki, e-fatura iptal süresi kaç gündür?

E-fatura İtiraz Süresi ve Önemi

E-fatura iptal süresi, faturanın sisteme düştüğü günle birlikte 8. günün sonuna kadardır. Faturayı reddetmek veya iptal etmek isteyen tarafın, faturanın sisteme düşmesiyle birlikte 8 gün içinde gerekli işlemi tamamlaması gerekir.

Süre Aşımı Durumunda Ne Olur?

Yasal sürenin aşılması durumunda faturanın iptali, alıcı veya satıcı tarafından yapılamaz. Sisteme düşen bir fatura, 8. günden itibaren tamamen geçerli sayılır. Bu faturaya karşı bir iade faturası düzenlenerek ilgili faturayı geçersiz kılmak mümkün olabilir. Fakat iade faturası da kesilmiyorsa yasal iptal süresi dolmuş bir fatura ile ilgili işlemleri ancak noterler ve mahkemeler yapabilir.

İtiraz Süresinin Takibi Nasıl Yapılır?

İtiraz süresinin takibi için öncelikle faturanın sisteme düştüğü gün dikkate alınmalıdır. Bu günü de dahil ederek 8 gün sayılmalıdır. İptal, itiraz ve ret işlemleri 8. gün bitmeden tamamlanmalıdır. Bu tür durumlarda süre dolmadan gerekli işlemleri yapabilmek için e-fatura sistemini düzenli olarak kontrol etmeniz gerekir.

E-fatura ile ilgili diğer tüm detaylara “E-Fatura Nedir, Kimler İçin Zorunludur?” başlıklı yazımızdan ulaşabilirsiniz.

SSS

E-fatura İtirazı Ne Zaman Yapılmalıdır?

E-fatura itirazı, faturanın sisteme düştüğü günle birlikte 8 gün içerisinde yapılmalıdır.

E-fatura Reddi İçin Hangi Bilgiler Gereklidir?

E-fatura reddi için fatura numarası, fatura tutarı, fatura tarihi, alıcı ve satıcı bilgileri gibi detaylar gereklidir.

E-faturayı Alıcı Reddedemezse Ne Olur?

Alıcı, kendisine gelen e-faturayı yasal süreler içerisinde reddedemezse fatura geçerli sayılır. Söz konusu faturada hata varsa hatanın düzeltilmesi için iade faturası kesilebilir.

E-fatura Reddetme Sonrası Yeni Fatura Düzenlenir mi?

E-fatura reddi sonrasında faturanın doğru hali yeniden düzenlenmelidir. Faturanın reddedilmesine neden olan hata düzeltilmeli ve fatura doğru bir şekilde yeniden düzenlenerek sisteme girilmelidir.

E-fatura Reddi İçin Mali Mühür Şart mı?

E-fatura reddi, elektronik imza ile yapılabilirken bazı durumlarda mali mühür de gerekebilir.

8 Günlük Süreyi Aşan E-faturalar Reddedilebilir mi?

8 günlük süreyi aşan e-faturalar, özel entegratör sistemlerinden veya GİB sistemlerinden reddedilemez. Bu faturaların reddi için notere veya mahkemeye başvurulması gerekir.

E-fatura Reddetme İşlemi Nereden Takip Edilir?

E-fatura reddetme işlemleri özel entegratörler üzerinden veya GİB sistemlerinden takip edilebilir.