E-Fatura Durum Kodları ve Anlamları: Güncel GİB Rehberi

e-Fatura süreçlerinde gönderilen her belge, GİB sistemi üzerinden belirli kontrollerden geçer. Bu kontroller sırasında faturanın hangi aşamada olduğunu veya neden hata aldığını gösteren kodlara e-Fatura durum kodları denir. Bu kodlar sayesinde işletmeler faturanın kuyruğa alınıp alınmadığını, işlenip işlenmediğini, alıcıya iletilip iletilmediğini veya başarıyla tamamlanıp tamamlanmadığını takip edebilir.

e-Fatura durum kodlarını doğru yorumlamak, muhasebe ve finans süreçlerinin kesintisiz ilerlemesi açısından önemlidir. Özellikle satış, ödeme ve e-belge süreçlerini dijital ortamda yöneten işletmeler için bu kodlar; hatalı gönderimleri tespit etmek, faturayı yeniden göndermek veya alıcı bilgilerini kontrol etmek için yol gösterici olur.

e-Fatura Durum Kodu Nedir?

e-Fatura durum kodu, GİB sistemine gönderilen e-Fatura zarfının hangi aşamada olduğunu gösteren sayısal koddur. e-Fatura süreçlerinde faturalar tek başına değil, teknik olarak “zarf” adı verilen paketler içinde gönderilir. Bu zarf GİB sistemine ulaştığında sırayla teknik, yapısal, imza, adres ve alıcı sistem kontrollerinden geçer.

Her kontrol aşamasında zarfın durumu değişebilir. Örneğin 1000 kodu zarfın kuyruğa eklendiğini, 1100 kodu işlendiğini, 1200 kodu başarıyla işlendiğini, 1300 kodu ise sürecin başarıyla tamamlandığını gösterir. Hata alınması durumunda ise sistem farklı kodlarla sorunun kaynağı hakkında bilgi verir.

e-Fatura süreçlerine yeni başlayan işletmeler için öncelikle e-Fatura nedir? sorusunun yanıtını bilmek önemlidir. Çünkü durum kodları, e-Fatura sisteminin teknik işleyişini anlamayı kolaylaştıran temel göstergeler arasında yer alır.

e-Fatura Durum Kodları Neden Önemlidir?

e-Fatura durum kodları, faturanın gönderim sürecinde hangi aşamada olduğunu anlamak için önemlidir. Bir fatura gönderildiğinde yalnızca sistemden çıkmış olması yeterli değildir. Faturanın GİB tarafından işlenmesi, alıcıya iletilmesi ve alıcı sisteminden başarılı yanıt dönmesi gerekir.

Durum kodları sayesinde işletmeler şu sorulara yanıt bulabilir:

• Fatura GİB sistemine ulaştı mı?
• Zarf teknik kontrollerden geçti mi?
• Alıcı sistem faturayı aldı mı?
• Fatura başarıyla tamamlandı mı?
• Faturanın yeniden gönderilmesi gerekiyor mu?
• Hata belge içeriğinden mi, alıcı bilgilerinden mi, sistemden mi kaynaklanıyor?

Bu kodların doğru takip edilmesi, mükerrer fatura gönderimini önlemeye yardımcı olur. Aynı zamanda muhasebe kayıtlarının doğru tutulmasını, alıcıyla yaşanabilecek uyuşmazlıkların azaltılmasını ve e-belge süreçlerinin daha kontrollü yönetilmesini sağlar.

e-Fatura Durum Kodları Nasıl Sorgulanır?

e-Fatura durum kodları, kullanılan yönteme göre GİB Portal, özel entegratör, muhasebe/ERP yazılımı veya ETTN üzerinden sorgulanabilir. Sorgulama yöntemi, işletmenin e-Fatura sistemine hangi yöntemle dahil olduğuna göre değişir.

GİB Portal Üzerinden Durum Sorgulama

GİB Portal kullanan mükellefler, gönderilen ve alınan faturaların durumlarını portal üzerinden takip edebilir. Portalda ilgili fatura veya zarf bilgileri görüntülenerek durum kodu kontrol edilebilir. Bu yöntem özellikle düşük işlem hacmine sahip işletmeler için kullanılabilir.

GİB Portal üzerinden sorgulama yaparken fatura tarihi, fatura numarası, alıcı bilgileri ve zarf durumu gibi alanlar kontrol edilmelidir. Faturanın durum kodu henüz tamamlanmamışsa kısa süre sonra tekrar sorgulama yapılması gerekebilir.

Özel Entegratör Üzerinden Durum Sorgulama

Özel entegratör kullanan işletmeler, e-Fatura durum kodlarını entegratör paneli üzerinden görüntüleyebilir. Özel entegratör sistemlerinde genellikle gönderilen faturaların durumu “başarılı”, “beklemede”, “hatalı” veya “alıcıdan yanıt bekleniyor” gibi daha anlaşılır ifadelerle gösterilir.

Bu panellerde durum koduna ek olarak hata açıklaması, işlem tarihi, zarf ID, alıcı bilgileri ve yeniden gönderim seçenekleri de yer alabilir. Hata kodu alındığında özel entegratörün yönlendirmeleri takip edilerek belge yeniden düzenlenebilir veya tekrar gönderilebilir.

Muhasebe veya ERP Yazılımından Durum Sorgulama

Muhasebe veya ERP yazılımı kullanan işletmeler, e-Fatura durum kodlarını doğrudan kullandıkları sistem üzerinden takip edebilir. Bu yöntem özellikle yüksek işlem hacmine sahip işletmeler için operasyonel kolaylık sağlar.

ERP sistemleri; faturanın oluşturulması, gönderilmesi, durumunun takip edilmesi ve muhasebe kayıtlarına aktarılması süreçlerini tek platformda yönetebilir. Böylece kullanıcılar GİB veya özel entegratör paneline ayrı ayrı girmeden fatura durumlarını izleyebilir.

ETTN ile e-Fatura Sorgulama

ETTN, e-Faturaya sistem tarafından verilen eşsiz belge kimliğidir. Her e-Fatura için benzersiz bir ETTN bulunur. Bu numara sayesinde faturanın sistemdeki durumu daha net şekilde sorgulanabilir.

ETTN ile sorgulama, özellikle fatura numarası karışıklığı yaşandığında veya aynı alıcıya kısa süre içinde birden fazla fatura gönderildiğinde faydalıdır. Fatura durumu kontrol edilirken ETTN, zarf ID ve fatura numarası birlikte incelenebilir.

En Sık Karşılaşılan e-Fatura Durum Kodları Nelerdir?

e-Fatura süreçlerinde en sık karşılaşılan durum kodları, faturanın GİB sisteminde hangi aşamada olduğunu gösterir. 1000, 1100 ve 1200 kodları genellikle sürecin devam ettiğini; 1300 kodu ise gönderimin başarıyla tamamlandığını ifade eder. 1210, 1215, 1220 ve 1230 gibi kodlar ise alıcı sistemine gönderim veya alıcıdan dönen sistem yanıtı ile ilgilidir.

1000 – Zarf Kuyruğa Eklendi

1000 durum kodu, e-Fatura zarfının GİB sistemine ulaştığını ve işlenmek üzere kuyruğa alındığını gösterir. Bu aşamada zarf henüz işlenmemiştir. Genellikle kullanıcı tarafından ek bir işlem yapılması gerekmez. Bu kod görüldüğünde faturanın durumunun güncellenmesi beklenmelidir. Sistem yoğunluğuna bağlı olarak zarf bir süre 1000 durumunda kalabilir.

1100 – Zarf İşleniyor

1100 durum kodu, zarfın GİB sistemi tarafından işlenmeye başladığını gösterir. Bu aşamada zarf teknik kontrollerden, şema ve schematron kontrollerinden geçebilir. 1100 kodu da bekleme aşamasıdır. Fatura henüz tamamlanmış sayılmaz. Kullanıcının bu aşamada faturayı tekrar göndermemesi ve durumun güncellenmesini beklemesi gerekir.

1200 – Zarf Başarıyla İşlendi

1200 durum kodu, zarfın GİB kontrollerinden geçtiğini ve başarıyla işlendiğini gösterir. Bu aşamada fatura GİB tarafında teknik olarak işlenmiştir. Ancak süreç her zaman tamamen bitmiş anlamına gelmeyebilir. Faturanın alıcıya iletilmesi ve alıcı sisteminden yanıt dönmesi gerekebilir. Bu nedenle 1200 kodu olumlu bir aşama olsa da nihai başarı durumu için 1300 kodu takip edilmelidir.

1210 – Doküman Bulunan Adrese Gönderilemedi

1210 durum kodu, dokümanın alıcı sistemde bulunan adrese gönderilemediğini gösterir. Bu durum alıcının sisteminde geçici bir erişim sorunu, adres bilgisi problemi veya iletişim hatası olduğunda ortaya çıkabilir. Bu kod alındığında öncelikle alıcı bilgilerinin doğruluğu kontrol edilmelidir. Sorun geçici sistem yoğunluğundan kaynaklanıyorsa durum daha sonra güncellenebilir.

1215 – Doküman Gönderimi Başarısız

1215 durum kodu, dokümanın alıcıya gönderim sürecinde başarısızlık yaşandığını gösterir. Bu kod, gönderim denemelerinin başarısız olduğu durumlarda alınabilir. Bu durumda alıcı bilgileri, posta kutusu etiketi ve gönderim adresi kontrol edilmelidir. Gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra faturanın yeniden gönderilmesi gerekebilir.

1220 – Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi

1220 durum kodu, zarfın alıcı sisteme iletildiğini ancak alıcıdan henüz sistem yanıtı gelmediğini gösterir. Bu kod, sürecin tamamlanmadığı ve karşı taraftan yanıt beklendiği anlamına gelir. 1220 kodu alındığında genellikle hemen yeniden gönderim yapılmamalıdır. Alıcı sistemin yanıt vermesi beklenmelidir. Yanıt başarılı gelirse durum 1300’e dönebilir; başarısız yanıt gelirse 1230 kodu oluşabilir.

1230 – Hedeften Sistem Yanıtı Başarısız Geldi

1230 durum kodu, alıcı sistemden başarısız sistem yanıtı geldiğini gösterir. Bu durumda alıcı taraf faturayı teknik olarak işleyememiş olabilir. 1230 kodu alındığında faturanın yeniden gönderilmesi gerekebilir. Ancak yeniden gönderimden önce hata nedeni incelenmeli, gerekirse alıcı tarafla iletişime geçilmeli ve belge bilgileri kontrol edilmelidir.

1300 – Başarıyla Tamamlandı

1300 durum kodu, e-Fatura gönderim sürecinin başarıyla tamamlandığını gösterir. Bu kod alındığında zarf başarılı şekilde işlenmiş, alıcıya iletilmiş ve sistem yanıtı olumlu şekilde tamamlanmıştır. 1300 kodu, e-Fatura süreçlerinde hedeflenen nihai başarılı durumdur. Bu aşamadan sonra faturanın tekrar gönderilmesine gerek yoktur.

Dosya ve Zarf Kaynaklı e-Fatura Hata Kodları

Dosya ve zarf kaynaklı hata kodları, e-Fatura zarfının teknik yapısı, dosya biçimi, isimlendirme veya arşiv yapısı ile ilgili sorunları gösterir. Bu tür hatalarda genellikle zarfın yeniden oluşturulması veya dosya yapısının düzeltilmesi gerekir.

1110 – ZIP Dosyası Değil

1110 hata kodu, gönderilen dosyanın ZIP formatında olmadığını gösterir. e-Fatura zarfları belirlenen teknik standartlara uygun şekilde hazırlanmalıdır. Bu hata alındığında zarf dosyasının doğru formatta oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilmelidir. Dosya yeniden ZIP formatında hazırlanarak gönderim yapılabilir.

1111 – Zarf ID Uzunluğu Geçersiz

1111 hata kodu, zarf ID uzunluğunun sistem standartlarına uygun olmadığını gösterir. Zarf ID, belirlenen uzunluk ve format kurallarına göre oluşturulmalıdır. Bu hata durumunda zarf ID bilgisi kontrol edilmeli ve sistemin kabul ettiği formatta yeniden oluşturulmalıdır.

1120 – Zarf Arşivden Kopyalanamadı

1120 hata kodu, zarfın arşivden kopyalanamadığını gösterir. Bu hata teknik bir sistem veya arşiv erişim sorunu nedeniyle oluşabilir.

Bu durumda kullanılan e-Fatura sistemi, özel entegratör veya teknik destek birimi üzerinden kontrol yapılması gerekir.

1130 – ZIP Açılamadı

1130 hata kodu, gönderilen ZIP dosyasının açılamadığını ifade eder. Dosyanın bozuk olması, hatalı sıkıştırılması veya eksik yüklenmesi bu soruna neden olabilir. Bu hata alındığında dosya yeniden oluşturulmalı, ZIP bütünlüğü kontrol edilmeli ve tekrar gönderilmelidir.

1131 – ZIP Bir Dosya İçermeli

1131 hata kodu, ZIP dosyasının içinde olması gereken dosyanın bulunmadığını gösterir. e-Fatura zarfının içinde sistemin beklediği XML dosyası yer almalıdır. Bu hata durumunda ZIP içeriği kontrol edilmeli ve doğru XML dosyası eklenerek zarf yeniden oluşturulmalıdır.

1132 – XML Dosyası Değil

1132 hata kodu, zarf içindeki dosyanın XML formatında olmadığını gösterir. e-Fatura belgeleri belirlenen XML formatına uygun şekilde hazırlanmalıdır. Bu durumda dosya uzantısı, içerik yapısı ve sistemden üretilen belge formatı kontrol edilmelidir.

1133 – Zarf ID ve XML Dosyasının Adı Aynı Olmalı

1133 hata kodu, zarf ID ile XML dosya adının uyumlu olmadığını gösterir. Teknik kurallar gereği bu isimlendirmelerin birbiriyle uyumlu olması beklenir. Bu hata alındığında XML dosya adı ve zarf ID karşılaştırılmalı, uyumsuzluk giderildikten sonra yeniden gönderim yapılmalıdır.

1140 – Doküman Ayrıştırılamadı

1140 hata kodu, dokümanın sistem tarafından ayrıştırılamadığını gösterir. XML yapısındaki bozukluklar veya standart dışı içerikler bu hataya neden olabilir. Bu durumda belge teknik olarak kontrol edilmeli, XML içeriği ve zorunlu alanlar gözden geçirilmelidir.

1141 – Zarf ID Bulunamadı

1141 hata kodu, zarf içinde zarf ID bilgisinin bulunamadığını gösterir. Zarf ID, e-Fatura sürecinde belge paketinin takip edilebilmesi için zorunlu teknik bilgilerden biridir. Bu hata durumunda zarf yapısı yeniden oluşturulmalı ve zarf ID alanının doğru şekilde yer aldığından emin olunmalıdır.

1142 – Zarf ID ve ZIP Dosyası Adı Aynı Olmalı

1142 hata kodu, zarf ID ile ZIP dosyası adının aynı olması gerektiğini gösterir. Dosya adı ve zarf ID uyumsuz olduğunda sistem zarfı kabul etmeyebilir. Bu durumda dosya adı, zarf ID ve XML bilgileri birlikte kontrol edilmelidir.

1143 – Geçersiz Versiyon

1143 hata kodu, kullanılan belge veya zarf versiyonunun geçersiz olduğunu gösterir. e-Fatura uygulamalarında belirlenen güncel teknik versiyonlara uyulması gerekir. Bu hata alındığında kullanılan e-Fatura yazılımı, entegratör sürümü veya teknik şema güncelliği kontrol edilmelidir.

XML, Şema ve İmza Kaynaklı e-Fatura Hata Kodları

XML, şema ve imza kaynaklı hatalar, e-Faturanın teknik standartlara uygun olmadığını veya imza doğrulamasında sorun yaşandığını gösterir. Bu hatalar çoğunlukla belge içeriği, zorunlu alanlar, mali mühür, elektronik imza veya yetki kontrolleriyle ilgilidir.

1150 – Schematron Kontrol Sonucu Hatalı

1150 hata kodu, faturanın schematron kontrolünden geçemediğini gösterir. Schematron kontrolleri, belge içeriğinin iş kurallarına uygun olup olmadığını denetler. Bu hata alındığında fatura içeriğindeki zorunlu alanlar, vergi bilgileri, alıcı bilgileri, senaryo, tip ve belge kuralları kontrol edilmelidir.

1160 – XML Şema Kontrolünden Geçemedi

1160 hata kodu, XML dosyasının teknik şema kontrolünden geçemediğini gösterir. Bu durum XML yapısında standartlara aykırı alanlar veya eksik bilgiler olduğunda oluşabilir. Bu hata için XML dosyası teknik olarak kontrol edilmeli, belge üretim sisteminde güncelleme gerekiyorsa yapılmalıdır.

1161 – İmza Sahibinin TCKN/VKN Bilgisi Alınamadı

1161 hata kodu, imza sahibine ait TCKN veya VKN bilgisinin alınamadığını ifade eder. Bu durum mali mühür veya elektronik imza bilgilerindeki sorunlardan kaynaklanabilir. Bu hata alındığında imza sertifikası, mali mühür ve kullanıcı bilgileri kontrol edilmelidir.

1162 – İmza Kaydedilemedi

1162 hata kodu, faturaya ait elektronik imzanın sistem tarafından kaydedilemediğini gösterir. Teknik imza işlemi sırasında hata oluşmuş olabilir. Bu durumda imza altyapısı, mali mühür bağlantısı ve kullanılan e-Fatura yazılımı kontrol edilmelidir.

1163 – Zarf Daha Önce Kayıtlı Bir Fatura İçeriyor

1163 hata kodu, gönderilen zarfın sistemde daha önce kayıtlı olan bir faturayı içerdiğini gösterir. Bu durum mükerrer gönderim ihtimaline işaret eder. Bu hata alındığında faturanın daha önce gönderilip gönderilmediği kontrol edilmelidir. Aynı fatura yeniden gönderilmemeli, mevcut faturanın durum kodu sorgulanmalıdır.

1175 – İmza Yetkisi Kontrol Edilemedi

1175 hata kodu, imza yetkisinin kontrol edilemediğini gösterir. Bu hata imza doğrulama veya yetki kontrolü sırasında yaşanan teknik sorunlardan kaynaklanabilir. Bu durumda mali mühür, elektronik imza, sertifika geçerliliği ve yetki bilgileri kontrol edilmelidir.

1176 – İmza Sahibi Yetkisiz

1176 hata kodu, imza sahibinin ilgili belgeyi imzalama yetkisinin olmadığını gösterir. Bu durum yanlış sertifika kullanımı veya yetkilendirme eksikliği nedeniyle ortaya çıkabilir. Bu hata alındığında imza sahibinin VKN/TCKN bilgileri ve şirket yetkisi kontrol edilmelidir.

1177 – Geçersiz İmza

1177 hata kodu, faturadaki elektronik imzanın geçersiz olduğunu gösterir. İmzanın bozulmuş olması, geçersiz sertifika kullanılması veya imza yapısının standartlara uygun olmaması bu hataya neden olabilir. Bu durumda belge yeniden imzalanmalı, mali mühür veya elektronik imza altyapısı kontrol edilmelidir.

Yetki ve Adres Kaynaklı e-Fatura Hata Kodları

Yetki ve adres kaynaklı hata kodları, gönderici veya alıcı bilgilerindeki yetki, etiket, posta kutusu ya da adres sorunlarını gösterir. Bu hatalarda çoğunlukla kullanıcı bilgileri, birim yetkileri ve alıcı e-Fatura etiketi kontrol edilmelidir.

1170 – Yetki Kontrol Edilemedi

1170 hata kodu, gönderici veya ilgili birime ait yetki kontrolünün yapılamadığını gösterir. Bu hata geçici sistem sorunu veya kullanıcı yetki bilgilerindeki eksiklik nedeniyle oluşabilir. Bu durumda kullanıcı yetkileri, e-Fatura hesap durumu ve özel entegratör ayarları kontrol edilmelidir.

1171 – Gönderici Birim Yetkisi Yok

1171 hata kodu, gönderici birimin ilgili işlemi yapma yetkisinin olmadığını gösterir. Yanlış gönderici birim etiketi veya yetkilendirme eksikliği bu hataya neden olabilir. Bu hata alındığında gönderici birim bilgileri ve e-Fatura kullanıcı yetkileri kontrol edilmelidir.

1172 – Posta Kutusu Yetkisi Yok

1172 hata kodu, posta kutusu yetkisinin bulunmadığını gösterir. Bu hata, alıcı veya gönderici posta kutusu etiketlerinde yetki problemi olduğunda alınabilir. Bu durumda posta kutusu etiketi, alıcı e-Fatura kaydı ve gönderim yetkileri kontrol edilmelidir.

1180 – Adres Kontrol Edilemedi

1180 hata kodu, alıcı veya gönderici adres bilgilerinin kontrol edilemediğini gösterir. Bu durum sistemsel erişim sorunu veya adres bilgisindeki eksiklikten kaynaklanabilir. Bu hata alındığında e-Fatura kullanıcı listesi, alıcı etiketi ve adres bilgileri kontrol edilmelidir.

1181 – Adres Bulunamadı

1181 hata kodu, gönderim yapılacak adresin bulunamadığını gösterir. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmaması, posta kutusu etiketinin hatalı girilmesi veya alıcı bilgilerinin güncel olmaması bu hataya neden olabilir. Bu durumda alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı ve güncel etiketi kontrol edilmelidir.

Sistem Kaynaklı e-Fatura Hata Kodları

Sistem kaynaklı hata kodları, GİB, alıcı sistemi, özel entegratör veya kullanılan e-Fatura altyapısındaki teknik sorunlardan kaynaklanabilir. Bu kodlarda bazen beklemek yeterli olurken, bazı durumlarda teknik destek alınması gerekebilir.

1182 – Kullanıcı Eklenemedi

1182 hata kodu, kullanıcı ekleme işleminin başarısız olduğunu gösterir. Bu hata genellikle kullanıcı hesabı veya sistem kaydıyla ilgili teknik bir soruna işaret eder. Kullanıcı bilgileri ve sistem kayıtları kontrol edilmeli, sorun devam ederse teknik destek alınmalıdır.

1183 – Kullanıcı Silinemedi

1183 hata kodu, kullanıcı silme işleminin başarısız olduğunu gösterir. Bu hata e-Fatura kullanıcı hesabı veya sistem kayıtlarıyla ilgili olabilir. Bu durumda ilgili kullanıcı kaydı ve sistem yetkileri kontrol edilmelidir.

1190 – Sistem Yanıtı Hazırlanamadı

1190 hata kodu, sistem yanıtının hazırlanamadığını gösterir. Bu durum teknik işlem sırasında yanıt oluşturulamadığında ortaya çıkar.

Bu hata alındığında sistemin tekrar yanıt üretmesi beklenebilir. Sorun devam ederse özel entegratör veya teknik destek birimiyle iletişime geçilmelidir.

1195 – Sistem Hatası

1195 hata kodu, genel sistem hatasını ifade eder. Bu kod, GİB veya ilgili sistemde geçici teknik sorun olduğunda alınabilir.

1195 kodu görüldüğünde kısa süre beklenmeli ve durum tekrar sorgulanmalıdır. Hata devam ederse teknik destek alınmalıdır.

Hangi e-Fatura Kodlarında Beklenmeli, Hangilerinde İşlem Yapılmalıdır?

e-Fatura durum kodlarında yapılacak işlem, kodun anlamına göre değişir. Bazı kodlar yalnızca sürecin devam ettiğini gösterirken, bazıları belge veya kullanıcı bilgilerinin düzeltilmesini gerektirir. Bazı durumlarda ise faturanın yeniden gönderilmesi gerekebilir.

Durumun Güncellenmesinin Beklenmesi Gereken Kodlar

1000, 1100, 1200 ve 1220 gibi kodlarda genellikle hemen işlem yapılması gerekmez. Bu kodlar faturanın GİB sisteminde veya alıcı sisteminde işlem sürecinde olduğunu gösterir. Bu aşamada faturayı tekrar göndermek mükerrer kayıt riskine yol açabilir. Bu nedenle belirli süre beklenmeli, ardından durum yeniden sorgulanmalıdır.

Belge ve Kullanıcı Bilgilerinin Kontrol Edilmesi Gereken Kodlar

1111, 1133, 1141, 1142, 1150, 1160, 1161, 1171, 1172, 1180 ve 1181 gibi kodlarda belge yapısı, kullanıcı bilgileri, alıcı etiketi, imza bilgisi veya XML içeriği kontrol edilmelidir. Bu kodlar genellikle faturanın teknik veya kullanıcı bilgileri nedeniyle işlenemediğini gösterir. Hata nedeni giderilmeden aynı faturanın yeniden gönderilmesi sorunu çözmeyebilir.

Faturanın Yeniden Gönderilmesini Gerektiren Kodlar

1110, 1130, 1131, 1132, 1140, 1143, 1215 ve 1230 gibi kodlarda faturanın veya zarfın yeniden oluşturulup gönderilmesi gerekebilir. Ancak yeniden gönderim yapılmadan önce hata nedeni incelenmeli ve gerekli düzeltmeler tamamlanmalıdır. 1163 gibi mükerrer fatura uyarısı veren kodlarda ise yeniden gönderim yapılmamalı, önce mevcut faturanın sistemdeki durumu kontrol edilmelidir.

1200 ve 1300 e-Fatura Durum Kodları Arasındaki Fark Nedir?

1200 ve 1300 kodları e-Fatura sürecinde olumlu durumları ifade eder; ancak aynı anlama gelmez. 1200 kodu, zarfın GİB tarafından başarıyla işlendiğini gösterir. Bu aşamada zarf teknik kontrollerden geçmiş olabilir; ancak alıcı sisteminden nihai başarılı yanıt henüz tamamlanmamış olabilir.

1300 kodu ise sürecin başarıyla tamamlandığını ifade eder. Bu kod alındığında zarf başarılı şekilde işlenmiş, alıcıya iletilmiş ve sistem yanıtı olumlu şekilde sonuçlanmıştır.

Bu nedenle 1200 kodu “GİB tarafında başarıyla işlendi” anlamına gelirken, 1300 kodu “e-Fatura gönderim süreci başarıyla tamamlandı” anlamına gelir. Muhasebe ve arşiv süreçlerinde nihai başarılı durum için 1300 kodunun takip edilmesi daha sağlıklı olur.

e-Fatura Hata Kodu Alındığında Ne Yapılmalıdır?

e-Fatura hata kodu alındığında ilk olarak kodun hangi kategoriye girdiği belirlenmelidir. Hata dosya yapısından, XML içeriğinden, imzadan, alıcı adresinden, yetkiden veya sistemden kaynaklanabilir. Doğru aksiyon için hata kaynağının anlaşılması gerekir.

Genel olarak şu adımlar izlenebilir:

• Hata kodu ve açıklaması kontrol edilir.
• Fatura numarası, ETTN ve zarf ID bilgileri not edilir.
• Alıcı VKN/TCKN, unvan ve e-Fatura etiketi kontrol edilir.
• XML, ZIP, imza ve şema kontrolleri yapılır.
• Mükerrer gönderim olup olmadığı incelenir.
• Geçici sistem hatalarında belirli süre beklenir.
• Gerekirse özel entegratör, ERP sağlayıcısı veya GİB destek kanallarından yardım alınır.
• Hata giderildikten sonra fatura yeniden oluşturulur veya tekrar gönderilir.

Hata kodu alınan faturalar, muhasebe kayıtlarına işlenmeden önce durumları kontrol edilmelidir. Özellikle 1300 kodu alınmadan fatura sürecinin tamamlandığı varsayılmamalıdır.