E-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
Dijitalleşme birçok konuda kolaylık getirirken devlet kurumlarının resmi belgeleri dijitale taşıması da işletmeler için dijitalleşmenin önünü açtı. Bu süreçte Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), başta fatura olmak üzere birçok evrakı e-belge sistemine taşıdı. Söz konusu belgelerden biri olan e-arşiv fatura ise işletmelerin en sık kullandığı e-belgelerden biri. Peki, e-arşiv fatura ne demektir ve e-arşiv ile e-fatura arasındaki fark nedir?
E-Arşiv Faturası Nedir?
E-arşiv faturası, bireysel müşterilere ve e-fatura kullanmayan mükelleflere kesilmesi gereken bir elektronik faturadır. Bu fatura; dijital faturaların belirli bir standartta kesilmesi, arşivlenmesi ve ibraz edilebilmesi için GİB tarafından geliştirilen e-arşiv sistemi doğrultusunda kullanıma açılmış bir e-belgedir. E-arşiv faturaları bu dijital sistem üzerinden düzenlendikten sonra yine dijital kanallarla veya kâğıt olarak alıcısına iletilir. Gelir İdaresi Başkanlığına da dijital bir kanal ile raporlanan fatura, elektronik ortamda muhafaza edilir.
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar
E-fatura ve e-arşiv farkı, bu faturaların alıcılarına bağlı olarak ortaya çıkar. E-fatura mükellefleri, kendi aralarındaki ticari faaliyetler için e-fatura keserler. Alıcı e-fatura mükellefi değilse veya bireysel bir tüketici ise kesilmesi gereken fatura e-arşivdir. Sıkça birbirine karıştırılan bu iki fatura tipinin başlıca farkları şu şekildedir:
| E-Arşiv Fatura | E-Fatura |
|---|---|
| E-fatura mükellefi olmayan işletmelere ve bireysel tüketicilere kesilir. | E-fatura mükellefi olan işletmelere kesilir. |
| Kesilen faturalar günlük olarak GİB’e raporlanır. | Fatura kesildiğinde anlık olarak GİB’e raporlanır. |
| Gerekli durumlarda kâğıt baskısı kullanılabilir. | Kâğıt baskısının alınmasına gerek yoktur. |
| E-posta ve SMS gibi dijital kanalların yanında kâğıt çıktı olarak da gönderilebilir. | Kapalı devre bir sistem üzerinden sadece dijital olarak gönderilir. |
E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-arşiv başvurunuzu dijital kanallardan yapabilir, süreci tamamlayarak e-arşiv faturası kesmeye başlayabilirsiniz. Bu noktada e-fatura zorunluluğunuz yoksa başvuru yapmadan da e-arşiv fatura kesebileceğinizi hatırlatalım. E-fatura kullanma zorunluluğu kapsamındaki mükelleflerden değilseniz GİB E-Arşiv Portal üzerinden e-arşiv kesebilirsiniz. E-arşive başvurmanız gerekiyorsa da şu adımları izleyebilirsiniz:
Hazırlık Aşaması
Hazırlık aşamasında e-arşiv için gerekli şartlardan biri olan e-fatura kaydını tamamlamalısınız. Süreç bir bakıma e-fatura başvurusu şeklinde ilerler. Çünkü e-fatura kullanıcısı olduğunuz takdirde e-arşiv fatura da kesebilirsiniz. Bu nedenle öncelikle e-fatura başvurusu yapmalısınız. E-fatura başvurunuzu GİB E-Fatura Elektronik Başvuru ekranından veya anlaşma yaptığınız özel entegratör firmaları üzerinden yapabilirsiniz.
Gerekli Belgeler
E-fatura ve e-arşiv başvurusunda genellikle matbu belgeler istenmez, çünkü başvurunuzu mali mühür veya e-imza ile yapmanız gerekir. Tüzel kişiler için gereken mali mühür ve gerçek kişilerin kullanabildiği e-imza, şirkete dair tüm bilgileri içeren bir kimlik doğrulama sistemidir. Mali mühür için Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne, e-imza için ise BTK’nın Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları sayfasında yer alan firmalardan birine başvuru yapabilirsiniz.
E-arşiv başvuru sürecinde T.C. kimlik numarası ve vergi kimlik numarası gibi bilgilere de ihtiyacınız var. Ayrıca başvurunuzu özel entegratörler veya aracı kurumlar üzerinden iletmek isterseniz ilgili firmanın farklı belge talepleri de olabilir.
Başvuru Süreci
Başvuru sürecini GİB E-Belge Başvuru sayfasındaki E-Arşiv Elektronik Başvuru ekranından başlatabilirsiniz. İlk adımda VKN/TCKN girdikten sonra belge türünü e-arşiv faturası olarak seçerek ilerleyebilirsiniz. Ardından sizden talep edilen tüm bilgileri girerek başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Başvurunuz onaylandıktan sonra e-arşiv sistemine dahil olursunuz ve e-fatura kesebilirsiniz.
E-Arşiv Faturaların Saklanması ve İbrazı
E-arşiv faturaları da klasik faturalar gibi belirli bir süre saklamanız gerekir. Fakat bu sistemin en önemli özelliklerinden biri, faturaların kâğıt çıktı olarak saklanma zorunluluğunun bulunmaması. E-arşiv faturaları dijitalde saklayabileceğiniz için ek işlemler yapmanız gerekmez.
Saklama Süresi
E-arşiv faturalarınızı en az 10 yıl boyunca saklamalısınız. Bu faturalar, faturayı kesmek için kullandığınız sisteme bağlı olarak GİB veya özel entegratör arşivlerinde saklanır. GİB üzerinde arşivleme kapasitesi genellikle kısıtlı olurken özel yazılımlarla daha fazla e-arşiv faturasını saklayabilirsiniz.
İbraz Süreci
Düzenlediğiniz e-arşiv faturaları, alıcılara e-posta veya SMS gibi kanallar üzerinden gönderebilirsiniz. Buna ek olarak günlük periyotlarla Gelir İdaresi Başkanlığına da raporlamanız gerekir. Bazı özel entegratör yazılımlarında fatura gönderme süreçleri otomatik ilerler. Ayrıca bu faturaları arşivlediğiniz için ihtiyaç halinde yeniden ibraz etmeniz de mümkün. İbraz işlemini de duruma göre elektronik veya kâğıt fatura ile yapabilirsiniz.
E-Arşiv Uygulamasına Geçiş Zorunlu mu?
E-arşiv uygulamasına geçiş zorunluluğu, e-fatura kullanma zorunluluğu olanları ve fatura kesme mecburiyeti sınırını geçenleri kapsar.
E-faturaya geçme zorunluluğu olduğu için e-arşiv faturası da kesmek zorunda olan mükellefler şöyledir:
- 2022 ve sonraki dönemlerde yıllık cirosu 3 milyon TL’yi geçenler
- Yıllık cirosu 500 bin TL’yi geçen ve internet üzerinden satış yapanlar ile reklam aracılığı hizmeti sunanlar
- Yıllık cirosu 500 bin TL’yi geçen ve gayrimenkuller ile motorlu taşıtlar için alım, satım ve kiralama hizmeti sunanlar
- SGK ile sözleşmesi bulunan sağlık işletmeleri
- Otel ve konaklama alanında hizmet verenler
- EPDK şarj ağı işletme lisansı bulunan firmalar ve bu firmalardan sertifika alan işletmeler
Yukarıdaki listeye dahil olmayan ve e-faturaya geçme zorunluluğu bulunmayan mükellefler, 2025 yılı için vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL’yi geçen satışlara dair faturaları e-arşiv olarak kesmek zorundalar. Ayrıca 1 Ocak 2026 itibarıyla bu mükellefler, tüm faturaları e-arşiv olarak kesmeye başlayacaklar.
E-Arşiv Faturanın Avantajları
Birçok mükellef, zorunluluk kapsamında olmasa bile e-arşiv sistemine geçiş yapıyor. Bunun sebebi, sistemin birçok avantaj ve kolaylık sunması. E-arşiv fatura sistemine geçmenin getirdiği avantajlardan bazıları şu şekildedir:
Maliyet Tasarrufu ve Sürdürülebilirlik
E-arşiv faturası kullanmak; kâğıt, baskı ve gönderim maliyetlerini ortadan kaldırır. Dijital olarak düzenlenen e-arşiv faturalar, alıcılara da elektronik ortamdan gönderilir. Zorunlu durumlar dışında çıktısını almak veya postalamak gerekmez. Bu bir yandan maliyet tasarrufu sağlarken bir yandan da sürdürülebilirliğe destek olma imkânı sunar. Çevre dostu uygulamalara önem veren firmalar için e-arşiv ve benzeri e-belgeler oldukça avantajlıdır.
Zaman Tasarrufu
E-arşiv sisteminde tüm süreçlerin dijitalden yürütülmesi, zaman tasarrufu konusunda da işletmelere fayda sağlar. Birçok aşamanın otomatik olarak ilerlediği e-arşivde tek tek fatura doldurmak ve bu faturayı alıcıya göndermek için zaman kaybedilmez. Ayrıca fatura karşılığı ödeme yapan alıcılara anında fatura gönderilebilmesi, işletme için nakit akışına da katkı sağlar.
Dijital Arşiv İmkânı
Her mükellef, kestiği faturaları belirli bir süre saklamakla yükümlü. Klasik faturalarda bunu yapmak için ek bir yer ve düzen gerekir. Faturaları tarihe ve isme göre tek tek sıralayıp fiziki olarak arşivlemek hem teferruatlı hem de zaman alan bir iştir. E-arşiv fatura sisteminde kesilen tüm faturalar dijital ortamda arşivlenir. Faturaların elektronik ortamda arşivlenmesi, operasyonel verimlilik ve önemli ölçüde kolaylık sağlar.
Faturalara Kolay Erişim
E-arşivin dijitalde saklanabilmesiyle bağlantılı bir diğer avantaj da faturalara kolay erişimdir. Geçmişte kesilmiş bir e-arşiv faturaya erişmek için fatura alıcısının adı, kesilme tarihi, tutar gibi birçok bilgi üzerinden filtreleme yapılabilir. Bu da saniyeler içinde eski faturalara ulaşma imkânı verir. Fiziki arşivde eski bir faturayı bulmak ise zaman ve emek gerektirdiği için e-arşiv bu konuda da avantajlıdır.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
E-fatura ile e-arşiv arasındaki fark, faturanın alıcısıdır. Alıcı e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv kesilir. Ayrıca e-fatura kesildiği an GİB’e raporlanırken e-arşiv günlük olarak raporlanır.
E-Arşiv Faturaları Ne Kadar Süre Saklanmalıdır?
E-arşiv faturalarının en az 10 yıl boyunca saklanması zorunludur.
E-Arşiv Faturası Kesmek Zorunlu mudur?
E-arşiv faturası kesmek sadece e-fatura kullanıcıları ve belirli şartları taşıyan mükellefler için zorunludur. Günlük fatura kesme sınırına ulaşan mükellefler, bu sınırı aşan her satış için e-arşiv düzenlemek zorundadır. Ayrıca 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren e-arşiv herkes için zorunlu olacak.
E-arşive geçişin zorunlu hale getirilecek olmasından dolayı bu süreç için hazırlık yapmanızda fayda vardır. Bunun yanında sistemi daha verimli kullanabilmek adına e-arşiv ile birlikte e-fatura hakkında da bilgi sahibi olmalısınız. Konu hakkında bilgi almak için “E-Fatura Nedir, Kimler İçin Zorunludur?” başlıklı yazımıza göz atabilirsiniz.
