Benchmarking (Kıyaslama) Nedir?

Benchmarking; bir şirketin, benzer sektörde faaliyet gösteren veya benzer iş süreçlerine sahip olan başarılı firmaların iş tekniklerini ve süreçlerini kendininkiyle kıyaslayarak gelişim stratejileri oluşturmasıdır. Kıyaslama ve bilgileşim gibi isimlerle de bilinen benchmarking, bir iş veya iş tekniği ile ilgili en başarılı örneği bulmaya odaklanır. Söz konusu başarılı örnek şirket içinde de olabileceği için benchmarking çalışmaları sadece rakipler üzerinde değil, şirket üzerinde de yürütülür.

“Benchmarking nedir?” sorusuna cevap verdiğimize göre konu ile ilgili detayları incelemeye başlayabiliriz.

Benchmarking Neden Yapılır?

Benchmarking, başarı düzeyini artırmak amacıyla yapılır. Başarı düzeyini artırma nedenlerinin başında ise marka itibarı ve kazanç artışı vardır. Dolayısıyla kıyaslama çalışmalarının stratejik büyüme nedeniyle yapıldığını söyleyebiliriz.

İşletmelerde benchmarking yapılmasının nedenlerinden biri de faaliyet gösterdiği alanda en iyisi olmayı hedeflemesidir. Ürün, hizmet, iş süreci, personel yönetimi ve diğer birçok süreci farklı firmalarla kıyaslayan şirketler, başarı getiren yöntemleri kendi içlerinde de uygulayarak sektörün en iyileri arasına girmeye çalışırlar.

Benchmarking; iş süreçlerinde performansı artırmak, rekabet avantajı sağlamak ve daha verimli süreç yönetimi sağlayabilmek için de yapılır. Gelişim fırsatlarını saptamaya yarayan kıyaslama stratejileri, değişen piyasa koşullarına uyum sağlama amacıyla da kullanılır.

Benchmarking Türleri Nelerdir?

Benchmarking, amaca ve uygulama şekline bağlı olarak farklı sınıflara ayrılır. Dahili, rekabetçi, fonksiyonel, jenerik ve stratejik olmak üzere 5 temel benchmarking türü vardır. Şimdi, benchmarking türlerine yakından bakalım:

Dahili (İçsel) Benchmarking

Dahili veya içsel benchmarking; bir şirketin kendi ekiplerini, departmanlarını, şubelerini ve mağazalarını kendi arasında kıyaslaması ve karşılaştırmasıdır. Bu benchmarking türü ile şirket organizasyonu içerisindeki en iyi uygulamalar tespit edilir. Sonrasında bu uygulamalar diğer kanallarda da aktifleştirilerek genel bir başarı yükselişi sağlanır. Dahili benchmarking yaparken dış kaynaklara ihtiyaç duyulmadığı için düşük maliyetli bir yöntem olarak kabul edilir. Ayrıca bu yöntemle şirket kültürüne uygun çözümler geliştirmek de mümkündür.

Rekabetçi Benchmarking

Rekabetçi veya rakip benchmarking, şirketlerin doğrudan rakipleri ile kıyaslama yapmasını kapsar. Aynı alanda aynı işletme ölçeği ile faaliyet gösteren direkt rakiplerin ele alındığı bu benchmarking türünde amaç, rakiplerin güçlü ve başarılı yönlerini tespit etmektir. Bu doğrultuda şirketler, kendi zayıf yönlerini de görme ve güçlendirme fırsatı elde ederler. Rekabetçi benchmarking, sektörel bazda stratejik kararlar verebilmek için önemlidir.

Fonksiyonel Benchmarking

Fonksiyonel benchmarking, farklı sektörlerde faaliyet gösteren ve doğrudan rakip olunmayan, fakat benzer iş süreçlerine sahip olan firmalarla yapılan kıyaslama çalışmalarına verilen isimdir. İş süreçlerinin yönetimi gibi sektörel özellik taşımayan konularda benchmarking yapmak için bu yöntem kullanılır. Ayrıca bu yöntem sektörden bağımsız işlevsel uygulamaları tespit etmek ve yenilikçi çözümler bulmak için de faydalıdır.

Jenerik Benchmarking

Jenerik benchmarking, sektör ve alandan bağımsız olarak spesifik bir iş sürecine odaklanan kıyaslama türüdür. Örneğin tedarik zinciri konusunda başarılı firmalar sadece tedarik zinciri özelinde benchmarking’e dahil edilir. Dolayısıyla jenerik benchmarking, her bir iş süreci için ayrı ayrı yapılır ve her birinde farklı firmalara odaklanmak gerekebilir. Her bir süreç için operasyonel mükemmellik hedefleyen şirketlerin tercih ettiği bir yöntemdir.

Stratejik Benchmarking

Stratejik benchmarking, uzun vadeli hedeflere ulaşmak için uygulanan tam kapsamlı kıyaslama stratejisidir. Bu yöntemde sadece bir süreç veya bir marka değil; iş sürecinden operasyonel yapıya, vizyon-misyon algısından pazar konumlandırmasına kadar tüm detaylar benchmarking çalışmalarına dahil edilir.

Stratejik benchmarking için çoğu zaman benzer stratejik hedeflere sahip sektör lideri firmalar seçilir. Söz konusu firmanın başarılı stratejilerinin arkasındaki mantaliteyi anlamayı amaçlayan stratejik benchmarking, bu kıyaslamayı yapan firmanın bakış açısını değiştirir ve uzun vadeli planlamalara katkı sağlar.

Benchmarking Süreci Nasıl İşler?

Benchmarking süreci, her birine çok dikkat edilmesi gereken birçok adımdan oluşur. 5 temel adımda anlatabileceğimiz benchmarking aşamaları; planlamadan veri toplamaya, uygulamadan değerlendirmeye kadar tüm süreçleri içerir. İşte, benchmarking yani kıyaslama uygulama adımları:

Aşama 1 – Planlama ve Hedef Belirleme

Benchmarking sürecinde ilk adımı planlama ve hedef belirleme ile atmalısınız. Bu aşamada benchmark edilecek süreçleri, nedenleriyle birlikte tespit etmelisiniz. İç ve dış kaynaklardan toplanacak verileri belirlemeli, bu doğrultuda hedefe giden bir yol haritası çizmelisiniz. Bu aşamada SWOT analizi de yapabilir, yol haritanızı şirketinizin güçlü ve zayıf yönlerine göre kurgulayabilirsiniz.

Aşama 2 – Bilgi ve Veri Toplama

İkinci aşamada yapmanız gereken, verileri toplamak. Karşılaştırılacak verileri, kıyaslanacak sürece bağlı olarak iç ve dış kaynaklardan toplayabilirsiniz. Bu süreçte kurum içi raporlardan, performans göstergelerinden, rakip analizlerinden, sektörel raporlardan ve müşteri geri bildirimlerinden faydalanabilirsiniz.

Aşama 3 – Karşılaştırma ve Boşluk Analizi

Üçüncü aşama, toplanan verilerin analiz edilip karşılaştırılması. Öncelikle topladığınız verileri filtreleyip işe yarar kısmını tespit etmelisiniz. Elinizde kalan verileri analiz ederken benchmark ettiğiniz firma ile kendi firmanızı karşılaştırmalısınız. Böylece performans farklarını görebilir, performans boşluğunu ölçebilirsiniz. Aynı zamanda bu boşluğun ve farkların nedenlerini de görebileceğiniz için sonraki aşama daha verimli hale gelir.

Aşama 4 – Aksiyon Planı ve Uygulama

Performans boşluklarını ve farklarını kapatmak için bir aksiyon planı yapmalısınız. Bu plan; uygulayacağınız stratejiyi, sorumlu ekip üyelerini, uygulama zamanlarını, sürelerini ve kaynak ihtiyaçlarını içermeli. Uygulanabilir bir aksiyon planı yapıp gereksinimleri karşıladıktan sonra harekete geçebilir, benchmarking sonuçlarını somut faydaya dönüştürebilirsiniz.

Aşama 5 – İzleme, Değerlendirme ve Sürekli Gelişim

Benchmarking sürecinin son aşamasında izleme, değerlendirme ve gelişim fikirleri ön planda olmalı. Uyguladığınız aksiyon planının nasıl gittiğini dikkatle izlemeli, süreç ile ilgili periyodik değerlendirmeler yapmalısınız. Planınız yol haritanızdan sapıyorsa veya yeterli hızda ilerlemiyorsa gerekli güncelleme ve geliştirmeleri yapmalısınız. Benchmarking aceleye getirilmeden hızlı yürütülmesi gereken bir süreçtir. Dolayısıyla son aşama, stratejinizin başarıya ulaşması için ekstra önem taşır.

Benchmarking’in Sağladığı Avantajlar

Benchmarking veya benchmark yapmak, özellikle orta ve büyük ölçekteki firmalara büyük avantajlar sağlar. Benchmarking avantajlarından bazıları ise şu şekildedir:

• Rekabet avantajı sağlar.
• Kurumsal süreçleri iyileştirir; etkinliğini ve verimliliğini artırır.
• Güçlü ve zayıf yönlerin tespit edilmesini kolaylaştırır.
• Kaynakların doğru yere yöneltilmesini sağlayarak maliyeti düşürür.
• Gelişimi destekleyerek kalite standartlarının yükselmesini sağlar.
• Yenilikçi fikirleri keşfetmenin yolunu açar.
• Stratejik karar alma süreçlerinin iyileşmesine yardımcı olur.
• İzlenebilir ve ölçülebilir bir gelişim sürecine imkân verir.
• Müşteri memnuniyeti, marka değeri ve kazanç artışını destekler.

Benchmarking ve Rakip Analizi Arasındaki Fark

Hem benchmarking hem de rakip analizi, stratejik kıyaslamayı temel alan çalışmalardır. Fakat amaç ve kapsam konusunda birbirlerinden tamamen farklıdırlar.

Rekabet analizi sadece direkt rakip sayılan firmaların analizidir. Bu analizde rakiplerin güçlü ve zayıf yönlerine bakılır, rekabet stratejileri geliştirilir. Benchmarking ise çok daha geniş bir kapsamdadır. Rakiplerle birlikte farklı sektörleri, iş süreçlerini, uygulama stratejilerini ve başka birçok konuyu analiz eder. Yani benchmarking, rakip analizini de içine alan geniş bir gelişim stratejisi çalışmasıdır. Rakip analizi ise sadece rekabet gücünü yükseltmeye odaklanır.

Farklı Sektörlerden Benchmarking Uygulama Örnekleri

Farklı sektörlerden benchmarking örneklerine baktığımızda karşımıza ilk olarak otomotiv sektöründen Toyota çıkıyor. Toyota’nın okullarda derslere konu olan "Just-In-Time" üretim modeli, birçok farklı sektörün benchmark ettiği bir iş sürecidir. Toyota bu modeli ile farklı montaj süreçlerine, sadece ihtiyaç anında ve sadece ihtiyaç kadar başvurmanın ne kadar verimli olduğunu gösterdi.

Bir başka örneği ise birçok konuda dünyada ticaret anlayışını değiştirmiş olan Amazon üzerinden verebiliriz. Lojistik ve müşteri hizmetleri konusunda tüm algıyı değiştiren uygulamaları bulunan Amazon sadece e-ticarete değil, birçok farklı sektöre benchmark kaynağı olmuştur.

Amazon ve Toyota gibi birçok global firma, geliştirdikleri iş modelleri ile ticaret dünyasına ilham vermiş durumdalar. Bu iş modellerini verimli kılan detayları görmek ve kendi iş modellerinizi oluştururken faydalanacağınız ipuçlarına ulaşmak için “İş Modeli Nedir? İşletmeler İçin Temel Kavramlar ve Anlamı” başlıklı yazımıza göz atabilirsiniz.